8 Kinh nghiệm quản lý nhân sự bạn không nên bỏ lỡ

Trong cơ cấu bộ máy hoạt động của các doanh nghiệp và tổ chức, quản lý nhân sự là một thành phần thiết yếu không thể thiếu. Những người nắm giữ nhiệm vụ này có vai trò kết nối nhân sự với ban lãnh đạo để giúp cho bộ máy làm việc trở nên trơn tru, thống nhất. Nếu bạn đang suy nghĩ về việc theo đuổi sự nghiệp cho vị trí này thì hãy tham khảo các kiến thức về kinh nghiệm quản lý nhân sự mà Unica sẽ cung cấp thông qua bài viết dưới đây nhé.

1. Quản lý nhân sự là gì?

Trước khi tìm hiểu kinh nghiệm làm quản lý nhân sự, Unica mời bạn đọc tìm hiểu xem quản lý nhân sự là gì nhé.

Human Resources Management (HRM)

Quản lý nhân sự tên Tiếng Anh là Human Resources Management (HRM) là một thành phần thiết yếu của hầu hết các doanh nghiệp và tổ chức. Các chuyên gia nhân sự không chỉ có nhiệm vụ cập nhật luật việc làm và chính sách bảo hiểm luôn thay đổi, mà họ còn phải đóng vai trò là liên lạc viên giữa quản lý và nhân viên nhằm mục đích xây dựng tiếng nói chung trong một tập thể doanh nghiệp.

Vai trò của thực hành HRM là quản lý mọi người trong một nơi làm việc để đạt được sứ mệnh của tổ chức và củng cố  văn hóa. Khi thực hiện một cách hiệu quả, các nhà quản lý nhân sự có thể giúp tuyển dụng các chuyên gia mới, những người có kỹ năng cần thiết để tiếp tục đạt được các mục tiêu của công ty cũng như hỗ trợ đào tạo và phát triển nhân viên hiện tại để đạt được các mục tiêu đã đề ra.

2. Trách nhiệm và công việc của quản lý nhân sự

1. Quản lý công tác tuyển dụng

– Nhận bản đăng ký tuyển dụng nhân sự

– Lên kế hoạch lập thông báo tuyển dụng, đăng thông tin tuyển dụng lên các trung tâm việc làm để thông báo.

– Tiếp nhận hồ sơ, chọn lọc hồ sơ, lên danh sách trình cấp trên.

– Gửi thư mời test ứng viên, điện thoại báo ứng viên thông tin ngày giờ test. Chuẩn bị bài test, phòng test, chuyển kết quả bài test cho bộ phận có liên quan, thông báo kết quả bài test.

– Thông báo ứng viên phỏng vấn qua điện thoại và email, nhắc lịch phỏng vấn, thông báo ứng viên đạt yêu cầu và lịch nhận việc.

Trách nhiệm của HRM

2. Nhóm công việc về lương thưởng & phúc lợi

– Thực hiện công tác chấm công, quản lí việc nghỉ phép, đi trễ, nghỉ việc.

– Xây dựng bảng lương theo vị trí công việc và năng lực.

– Xây dựng chính sách phúc lợi, đãi ngộ, khen thưởng, kỉ luật, chế độ bảo hiểm, đóng thuế.

– Xử lí những tranh chấp phát sinh trong quan hệ lao động.

– Khảo sát mức độ hài lòng của nhân viên.

– Xây dựng hệ thống đánh giá hiệu quả cho mỗi vị trí công việc, cấp bậc.

– Quản lí hợp đồng lao động và hồ sơ nhân viên.

– Thực hiện các nghiệp vụ về Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế.

– Tính lương và các chế độ chính sách phúc lợi có liên quan cho nhân viên công ty.

3. Quản lý toàn bộ hồ sơ, sơ yếu lý lịch của nhân viên toàn doanh nghiệp

Quản lý hợp đồng lao động cho nhân viên, hồ sơ nhân viên, định biên nhân sự.

– Hướng dẫn nhân viên mới về hợp đồng lao động, làm rõ về mức lương, chính sách phúc lợi tại công ty.

– Theo dõi, thực hiện các chế độ nghỉ việc hay hết hạn hợp đồng theo quy định.

–  Lập báo cáo theo định kỳ và thực hiện các công việc khác theo chỉ thị cấp trên.

– Thực hiện chuyển phát nhanh, giao nhận văn thư, hợp đồng, hóa đơn cho công ty và các phòng ban;

– Quản lí công việc giấy tờ, thủ tục như hợp đồng lao động, bằng khen, thư từ , thủ tục nhận việc, nghỉ việc, hay chấm dứt hợp đồng…

– Mua sắm, theo dõi kiểm kê tài sản công ty, văn phòng phẩm.

– Hỗ trợ tổ chức các sự kiện du lịch, teambuilding, teambonding trong công ty; xây dựng văn hóa công ty.

– Theo dõi nội quy, nề nếp, văn hóa công ty.

4. Quản lý hồ sơ nhân viên nghỉ việc

Tất cả nhân viên nghỉ việc được lưu lại theo thứ tự thời gian.

Trong trường hợp nhân viên nghỉ việc rút lại hồ sơ thì phải photo lưu hồ sơ, lập danh sách nhân viên nghỉ việc theo thời gian, danh sách nhân viên nghỉ việc tương tự như danh sách nhân viên hiện thời.

5. Phụ trách quản lý việc đào tạo của doanh nghiệp

–  Lên kế hoạch và triển khai các khóa, lớp đào tạo cho nhân viên nhằm nâng cao kiến thức, kỹ năng để đáp ứng yêu cầu công việc.

– Xây dựng giáo án đào tạo, đảm bảo kế hoạch đào tạo diễn ra đúng kế hoạch.

–  Theo dõi, đánh giá chất lượng các chương trình đào tạo đã thực hiện.

– Hướng dẫn nội quy, đào tạo nghiệp vụ và phổ biến văn hóa doanh nghiệp cho nhân viên mới.

6. Quản lý các vật dụng, văn phòng phẩm

Nhận các đề xuất mua văn phòng phẩm của các phòng bạn, lập đề xuất mua, cấp phát văn phòng phẩm theo yêu cầu, rà soát lại số lượng văn phòng phẩm tồn hàng tháng.

7. Đề xuất, lên kế hoạch, các phương án thưởng lễ, tết, trợ cấp, ..cho toàn thể công nhân viên và tổ chức thực hiện chúng.

8. Khi trưởng phòng có kế hoạch điều động, bổ nhiệm, miễn nhiệm….nhân viên, bộ phận nhân sự phải lập các quyết định theo yêu cầu và thực hiện các thủ tục liên quan.

9. Thực hiện chấm công cho nhân viên văn phòng: lấy dấu vân tay, thông tin nhân viên, lập bảng tổng kết công, công tăng ca chuyển phòng kế toán để tính lương cho nhân viên.

10. Theo dõi, quản lý ngày nghỉ của nhân viên: tiếp nhận đơn xin nghỉ phép, lưu đơn xin nghỉ phép, báo cáo các trường hợp nhân viên nghỉ không lý do cho cấp trên hàng tháng.

11. Quản lý việc nhân viên xin nghỉ việc

– Nhận đơn xin nghỉ việc từ nhân viên, chuyển trưởng phòng ký xác nhận và lưu đơn xin nghỉ việc

– Sau khi nhận biên bản bàn giao công việc, chuyển giấy nghỉ việc có xác nhận bản photo có đóng dấu hành chính nhân sự cho Phòng kế toán để tiến hành trả lương.

12. Tiếp nhận các loại công văn vào sổ công văn đến. Đánh máy, photocopy, bảo quản các văn bản, công văn giấy tờ thuộc phần việc được giao.

13. Lên lịch họp, theo dõi, nhắc nhở thư ký hành chính tổ chức và chuẩn bị các công việc cần thiết cho cuộc họp của công ty.

14. Lập lịch tiếp khách hàng tuần theo yêu cầu của cấp trên, theo dõi và tổ chức tiếp khách.

15. Thực hiện các công việc khác do trưởng phòng hoặc cấp trên phân công.

3. Kinh nghiệm làm quản lý nhân sự

Nếu bạn quan tâm đến việc thăng tiến sự nghiệp của mình trong lĩnh vực nhân sự hoặc thâm nhập vào lĩnh vực này, có những kỹ năng quan trọng bạn sẽ cần bất kể ngành hoặc loại hình tổ chức bạn muốn làm việc. Những kỹ năng này bao gồm:

1. Kỹ năng giao tiếp cá nhân

Là một chuyên gia nhân sự, bạn sẽ cần phải làm việc chặt chẽ với tất cả nhân viên để đảm bảo rằng doanh nghiệp đang hoạt động trơn tru. Trong nhiều trường hợp, điều này có thể bao gồm phỏng vấn nhân viên tiềm năng, đi đầu trong quá trình giới thiệu hoặc giải quyết bất kỳ xung đột nào có thể phát sinh. Vì trọng tâm của mọi hoạt động là con người, điều cần thiết là có thể giao tiếp và tương tác hiệu quả với những người khác.

Dù bạn là một người quản lý nhân sự, quản lý cửa hàng, nhân viên bán hàng hay một nhà diễn giả tài ba thì kỹ năng giao tiếp được xem là kỹ năng không thể thiếu dù trong mọi hoàn cảnh hay các cuộc hội thoại nào.

2. Kỹ năng quản lý thời gian

– Mọi vấn đề xảy ra trong doanh nghiệp, ở vị trí nhân sự bạn cần phải nắm bắt và giải quyết nhanh chóng. Kỹ năng quản lý thời gian cũng là một trong những kỹ năng quan trọng và cần thiết với nhân viên hành chính – nhân sự.

– Công việc của nhân viên hành chính nhân sự cần sắp xếp các công việc cố định theo một cách hợp lý. Tiếp theo cần có thời gian để giải quyết các công việc khác một cách kịp thời. Thêm vào đó, họ cũng kỹ năng để đánh giá các công việc quan trọng cần xử lý, tối ưu thời gian làm việc. Bởi nếu không biết cách sắp xếp, quản lý thời gian sẽ rất dễ rơi vào căng thẳng.

3. Năng khiếu công nghệ

Có nhiều chương trình khác nhau được sử dụng trong lĩnh vực này cho các chức năng như tuyển dụng, bồi thường và phúc lợi, trả lương, v.v. Điều quan trọng là các chuyên gia phải có kiến ​​thức làm việc về các ứng dụng khác nhau thường được sử dụng và có thể thích ứng với những thay đổi khi công nghệ phát triển.

Tìm hiểu kinh nghiệm làm quản lý nhân sự

4. Tổ chức và đa nhiệm

Kỹ năng tổ chức không chỉ cần thiết để giữ cho bản thân được ngăn nắp với tư cách là một chuyên viên hành chính nhân sự, chúng cũng cần thiết để bạn có thể giữ cho cả văn phòng được ngăn nắp. Điều này bao gồm việc tổ chức lịch nhóm, sự kiện và tệp với một hệ thống phù hợp với mọi người. Điều này đảm bảo rằng các thành viên trong nhóm của bạn trong tổ chức có thể dễ dàng theo dõi hệ thống lưu trữ của bạn mà không để thất lạc các hạng mục nào.

Các công việc liên quan đến xây dựng mối quan hệ trong nội bộ, gắn kết cũng đòi hỏi nhân viên nhân sự có các kỹ năng tổ chức, tạo sự gắn kết và sắp xếp các hoạt động, quản lý sao cho có hiệu quả tốt nhất.

Ngoài ra, tùy vào cơ cấu phòng nhân sự và đặc điểm làm việc ở mỗi doanh nghiệp mà mỗi nhân viên hành chính nhân sự cần trang bị cho mình những kỹ năng cần thiết nhất. Việc nắm được và luyện tập nhiều kỹ năng cần thiết sẽ hỗ trợ cho các nhân viên hoàn thành tốt nhất công việc của mình. Bên cạnh đó, bản thân các nhân viên cũng cần biết những kỹ năng cần có của nhân viên hành chính nhân sự để có thể kịp thời tìm hiểu, bổ sung và luyện tập thành thạo, hoàn thành tốt công việc của mình.

Để làm tốt công việc hành chính nhân sự cần kỹ năng gì? Câu trả lời chính là đa nhiệm. Đa nhiệm là một trong những kỹ năng vô cùng cần thiết. Giám đốc nhân sự bị ngập đầu với nhiều vấn đề, câu hỏi và yêu cầu hàng ngày. Một số trong số chúng có thể liên quan đến những người khác và một số sẽ là những vấn đề hoàn toàn khác nhau. Các nhà quản lý nhân sự phải biết cách thích ứng với sự thay đổi trong văn phòng nếu họ muốn thành công. Đây là một phần của đa nhiệm vì họ sẽ cần xử lý vấn đề với nhân viên đồng thời thực hiện chính sách mới từ cấp trên.

5. Lắng nghe và thấu hiểu

Người lãnh đạo luôn cần có kỹ năng lắng nghe và thấu hiểu nhân viên cấp dưới của doanh nghiệp mình. Lắng nghe giúp người lãnh đạo hiểu được những vướng mắc trong lòng nhân viên, những mong muốn của họ… từ đó nhà quản lý không chỉ thu được những thông tin cần thiết, hiểu được tâm tư, nguyện vọng của cấp dưới. Để có những chính sách, giải pháp phù hợp trong quá trình quản lý. Đó cũng là cách để động viên, khích lệ tinh thần rất lớn. Một cách phá bỏ rào cản quan hệ giữa cấp trên và cấp dưới.

6. Kỹ năng bảo mật

Đội ngũ nhân viên hành chính nhân sự yêu cầu phải có tính bảo mật cao, chẳng hạn như lương thưởng hàng tháng hoặc những dịp lễ đặc biệt để tránh trường hợp mang những vấn đề nhạy cảm ra thảo luận với đồng nghiệp. Để đảm bảo họ tôn trọng quyền riêng tư, các chuyên gia hành chính nhân sự cần phát triển những điều sau:

– Đạo đức: Các thành viên trong nhóm nhân sự có quyền truy cập vào thông tin của công ty, bao gồm các điều khoản hợp đồng, ngân sách, tiền lương và thư mời làm việc . Điều quan trọng là họ phải hạn chế nói chuyện phiếm về thông tin này và luôn duy trì sự chuyên nghiệp của mình.

– Độ tin cậy: Các chuyên gia nhân sự cần khơi dậy niềm tin. Những nhân viên có thể không đồng ý với chính sách của công ty hoặc có vấn đề với người quản lý của họ sẽ nói chuyện với bộ phận nhân sự. Tuy nhiên, họ cần phải cảm thấy đủ an toàn rằng việc nêu ra mối lo ngại sẽ không ảnh hưởng đến tình trạng việc làm của họ.

7. Kỹ năng giải quyết vấn đề và quản lý xung đột

Để làm tốt công việc hành chính nhân sự cần kỹ năng gì? Đó chính là kỹ năng giải quyết vấn đề và quản lý xung đột.

Có một điều kiện là không phải bất kỳ nhân viên nào trong văn phòng của bạn cũng sẽ hòa thuận với đồng nghiệp hoặc người quản lý của họ. Điều này có nghĩa là đến một lúc nào đó, bạn sẽ cần giải quyết các vấn đề hoặc quản lý xung đột. Người quản lý nhân sự hiệu quả nhất sẽ có thể đảm bảo rằng các nhân viên làm việc với nhau một cách văn minh để công việc có thể được hoàn thành đúng thời hạn và chất lượng cao.

8. Đưa ra quyết định chính xác và dứt khoát

Là người lãnh đạo bạn cần sáng suốt đưa ra những quyết định then chốt trong thời điểm quan trọng nhất để mang lại những thành tựu lớn cho công ty. Bạn cần để nhân viên thấy rằng họ nghiêm túc bằng cách giải quyết các vấn đề lớn mà không do dự, trì hoãn.

“Đặt nguyên tắc lên trên cảm tính” là kinh nghiệm quản lý nhân viên đáng giá. Điều này có nghĩa là hãy để nguyên tắc làm việc dẫn lối các cuộc thảo luận hay đàm phán khó khăn và đối phó với những thử thách ngay lập tức thay vì để nó cản trở công việc

Như vậy thông qua bài viết trên đây, Unica đã cùng tìm hiểu về kinh nghiệm quản lý nhân sự vô cùng hữu ích. Unica hy vọng các bạn sẽ không ngừng trau dồi cho mình những kiến thức chuyên môn và kỹ năng cần thiết để có thể trở thành người quản lý nhân sự xuất sắc trong tương lại nhé.

Đăng bởi: Chử Phúc

Từ khoá: 8 Kinh nghiệm quản lý nhân sự bạn không nên bỏ lỡ