Quy trình Quản lý tài sản văn phòng mà doanh nghiệp cần biết

Tài sản doanh nghiệp là gì?

Tài sản doanh nghiệp là tất cả các tài sản mà doanh nghiệp sở hữu và sử dụng để sản xuất, kinh doanh hoặc đầu tư vào các hoạt động kinh doanh. Tài sản doanh nghiệp có thể bao gồm các loại tài sản vật chất như đất đai, tài sản cố định như nhà xưởng, thiết bị sản xuất, máy móc, dụng cụ và phương tiện vận chuyển.

Ngoài ra, tài sản doanh nghiệp còn bao gồm các loại tài sản vô hình như quyền sở hữu trí tuệ, thương hiệu, bằng sáng chế, giấy phép kinh doanh, danh mục khách hàng, hợp đồng thuê nhà và các khoản tiền đang được chờ thu.

Tài sản doanh nghiệp là một phần quan trọng của giá trị doanh nghiệp và có thể được sử dụng để đảm bảo cho các khoản vay ngân hàng hoặc để bán lại nếu doanh nghiệp muốn thoát khỏi một ngành công nghiệp hoặc ngừng hoạt động.

Tuy nhiên, quản lý tài sản doanh nghiệp là một công việc phức tạp, đòi hỏi sự quản lý kỹ lưỡng để đảm bảo rằng các tài sản của doanh nghiệp được tận dụng hiệu quả và bảo vệ khỏi các rủi ro và thiệt hại.

Quản lý tài sản là gì?

Quản lý tài sản là quá trình quản lý và theo dõi các tài sản của một tổ chức hoặc cá nhân, bao gồm cả tài sản vật chất và vô hình. Quản lý tài sản bao gồm các hoạt động như mua, định giá, sử dụng, bảo trì, bảo vệ, thay thế, bán hoặc thanh lý các tài sản đó.

Quản lý tài sản giúp cho tổ chức hoặc cá nhân có được sự nắm bắt chính xác về các tài sản của mình, giảm thiểu sự lãng phí, tăng hiệu quả sử dụng tài sản và giảm thiểu chi phí bảo trì.

Ngoài ra, quản lý tài sản còn giúp đảm bảo tính bảo mật và an toàn cho các tài sản quan trọng của tổ chức hoặc cá nhân.

Các công cụ quản lý tài sản, bao gồm các phần mềm quản lý tài sản, giúp tổ chức hoặc cá nhân có thể theo dõi và quản lý các tài sản của mình một cách hiệu quả. Điều này giúp cho quản lý tài sản trở nên dễ dàng hơn

Thế nào là quản lý tài sản doanh nghiệp?

Quản lý tài sản doanh nghiệp là quá trình quản lý và theo dõi các tài sản của doanh nghiệp bao gồm tài sản vật chất và vô hình.

Mục đích của quản lý tài sản doanh nghiệp là đảm bảo rằng tất cả các tài sản của doanh nghiệp được sử dụng hiệu quả và được bảo vệ khỏi các rủi ro và thiệt hại.

Quản lý tài sản doanh nghiệp là một công việc quan trọng, đòi hỏi sự quản lý kỹ lưỡng và các công cụ quản lý tài sản hiện đại để đảm bảo rằng các tài sản của doanh nghiệp được sử dụng hiệu quả và giúp tăng tính cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường.

Quản lý tài sản trong doanh nghiệp gồm những công việc gì?

Do tầm quan trọng thiết yếu của nó đối với hoạt động của công ty, quản lý tài sản trong doanh nghiệp bao gồm nhiều nhiệm vụ và trách nhiệm. Mục tiêu chính là bảo vệ tài sản thuộc sở hữu và tối đa hóa năng suất của chúng để tạo ra lợi nhuận và lợi ích chung.

Về cơ bản, quản lý tài sản doanh nghiệp bao gồm các hoạt động sau:

– Quản lý sử dụng, sửa chữa, bảo dưỡng tài sản: Người được giao nhiệm vụ quản lý tài sản cần quan sát kỹ lưỡng và thường xuyên kiểm tra hiện trạng tài sản. Việc kiểm tra giúp bảo dưỡng kịp thời, sửa chữa để tài sản luôn được hoạt động hết công suất để đáp ứng sản xuất.

– Quản lý đầu tư tài sản: Cần phải thường xuyên thực hiện các hoạt động mua sắm, nâng cấp tài sản để đảm bảo năng suất và chất lượng khi vận hành.

– Đánh giá, kiểm tra chất lượng tài sản: Đây là một việc làm quan trọng đối với doanh nghiệp. Người chịu trách nhiệm quản lý có nhiệm vụ kiểm tra và đánh giá hiện trạng tài sản và báo cáo cho người lãnh đạo. Từ đó nắm rõ được sự hao hụt theo thời gian để đưa ra cách giải quyết hợp lý.

– Quản lý khấu hao của tài sản: Tùy từng loại tài sản mà mức độ khấu hao cũng khác nhau. Qua việc kiểm tra thường xuyên có thể đánh giá giá trị của tài sản và hướng giải quyết.

– Thanh lý tài sản: Với các tài sản đã hỏng hóc hay không còn phù hợp với trình độ sản xuất thì sẽ được thanh lý tài sản.

Quy trình quản lý tài sản trong doanh nghiệp

Quản lý tài sản văn phòng là công việc đòi hỏi sự kỹ lưỡng và có chuyên môn. Quy trình để quản lý tài sản trong doanh nghiệp như sau:

Bước 1: Lên kế hoạch quản lý mua sắm

Bước đầu tiên của quy trình quản lý là lên kế hoạch mua sắm. Điều này giúp doanh nghiệp kiểm soát và lựa chọn những tài sản phù hợp với doanh nghiệp của mình. Đồng thời, việc này cũng giúp nắm bắt rõ số lượng cần mua và tránh lãng phí.

Trong quá trình này, việc kiểm kê số lượng tài sản văn phòng hiện có cũng là một công việc khó khăn và đòi hỏi chuyên môn. Do đó, người quản lý có thể sử dụng những phần mềm giúp kiểm tra tài sản, cho biết loại nào đang cần thiết để mua bổ sung.

Bước 2: Cập nhật, nhập mới tài sản

Sau khi hoàn thành việc mua sắm tài sản thì doanh nghiệp cần lập tức cập nhật số tài sản để tiện cho công việc quản lý, theo dõi và sử dụng sau này. Nếu tài sản có số lượng nhỏ thì có thể cập nhật và quản lý dễ dàng với Excel.

Tuy nhiên, nếu có số lượng lớn thì rất dễ xảy ra sai sót, vì thế cần lựa chọn phần mềm quản lý tài sản để tránh sai sót khi cập nhật.

Bước 3: Xuất sử dụng tài sản

Xuất sử dụng tài sản thường được áp dụng với các loại tài sản cố định như văn phòng, máy móc,… Doanh nghiệp cần đưa những tài sản này đi vào hoạt động để phục vụ cho công việc.

Đây là một bước trong quy trình đem lại nhiều lợi nhuận cho doanh nghiệp bằng cách thu hồi hoặc thanh lý tài sản sau khi sửa chữa. Quá trình này đòi hỏi sự kiểm tra, theo dõi kỹ càng nên người được giao nhiệm vụ cần chú ý để không bị mất kiểm soát.

Bước 4: Thu hồi, sửa chữa tài sản

Tài sản sau quá trình sử dụng bị hư hỏng, hao mòn hoặc trường hợp khá là người lao động nghỉ việc thì công cụ lao động cũng được thu hồi để tiến hành kiểm tra, sửa chữa. các tài sản này sẽ được sửa chữa để sử dụng cho các hoạt động sau.

> Đọc thêm về [Kinh nghiệm] Cải tạo văn phòng tiết kiệm và hiệu quả

Bước 5: Thanh lý tài sản

Tài sản của doanh nghiệp qua thời gian sử dụng bị hư hỏng, không thể sửa chữa hoặc không còn đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp nữa sẽ được thanh lý.

Bước 6: Kiểm kê tài sản

Việc kiểm kê và quản lý tài sản văn phòng được thực hiện định kỳ và theo quy định của pháp luật. Điều này yêu cầu doanh nghiệp cần phải tổ chức các đợt kiểm kê để rà soát và đối chiếu với hiện trạng tài sản của mình.

Ngoài ra, việc kiểm kê tài sản định kỳ còn nhằm mục đích để hoàn thiện báo cáo về tài chính của doanh nghiệp. Việc kiểm kê đòi hỏi nhiều công sức và sự phối hợp của nhiều phòng ban khác nhau để trình lên cấp trên.