Trụ sở là gì? Phân biệt trụ sở chính và địa điểm kinh doanh

Trụ sở doanh nghiệp là nơi đặt văn phòng điều hành cùng nhiều bộ phận quan trọng khác của doanh nghiệp đó. Ngoài ra, đây còn được biết đến là nơi thực hiện các giao dịch kinh doanh của tổ chức. Hiện nay, các doanh nghiệp có thể lựa chọn địa chỉ đặt trụ sở chính ở bất cứ đâu, tuy nhiên phải tuân theo các quy định của pháp luật. 

1. Trụ sở là gì?

Căn cứ theo Điều 42 Luật doanh nghiệp 2020: “Trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).”

Nói một cách đơn giản, trụ sở doanh nghiệp là nơi doanh nghiệp tiến hành các giao dịch kinh doanh, đồng thời là trung tâm điều hành, quản lý, hoạch định chiến lược của tổ chức. Theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020, trụ sở công ty phải được đặt tại địa chỉ cụ thể và chính xác. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể đặt địa chỉ trụ sở tại bất cứ đâu nhưng phải đảm bảo mỗi doanh nghiệp chỉ có 1 trụ sở chính (Head Office).

Địa chỉ trụ sở chính bắt buộc phải được đăng ký với cơ quan nhà nước có thẩm quyền và được ghi nhận trên Giấy phép đăng ký kinh doanh. Trong trường hợp doanh nghiệp muốn thay đổi địa chỉ trụ sở thì cần phải tiến hành thủ tục thay đổi địa chỉ đăng ký kinh doanh theo đúng quy định của pháp luật hiện hành. 

2. Quy định về việc đặt trụ sở doanh nghiệp

Để đi vào hoạt động kinh doanh một cách hợp pháp, doanh nghiệp cần phải có địa chỉ trụ sở để đăng ký với cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Địa chỉ dùng để đăng ký trụ sở công ty có thể được tùy chọn theo nhu cầu của tổ chức nhưng phải đáp ứng được đầy đủ các điều kiện theo quy định của pháp luật. Cụ thể như sau:

2.1 Trụ sở chính công ty phải có địa chỉ cụ thể

Trước khi thành lập một doanh nghiệp, chủ doanh nghiệp cần lựa chọn được địa điểm phù hợp để đăng ký làm trụ sở chính. Theo đó, địa điểm này phải đáp ứng đúng các quy định của pháp luật về việc đăng ký như sau: 

• Trụ sở doanh nghiệp là địa điểm thuộc lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ cụ thể và xác định gồm: số nhà, ngõ, hẻm, ngách, đường, phố, thôn, xóm, xã, phường, thị trấn, quận, huyện, thị xã, thành phố, tỉnh, số điện thoại, số fax (nếu có).   
• Số nhà hiện đang không vướng tranh chấp về mặt chủ quyền. Với quy định này, các doanh nghiệp có ý định thuê văn phòng làm địa chỉ trụ sở sẽ cần xác minh rõ những yêu cầu về quyền sở hữu cũng như thời hạn thuê. Điều này nhằm tránh mất thời gian và chi phí cho việc thay đổi đăng ký kinh doanh. 

Việc sử dụng địa chỉ trụ sở cụ thể, rõ ràng tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình giao dịch với các đối tác, khách hàng. Ngoài ra, trụ sở chính còn là địa điểm liên lạc giữa cơ quan có thẩm quyền với doanh nghiệp khi cần thiết. Theo đó, mọi công văn, tài liệu và văn bản liên quan đến doanh nghiệp đều được gửi đến địa chỉ này. 

2.2 Trụ sở chính không được đặt tại chung cư

Khoản 3 Điều 3 Luật Nhà ở năm 2014 có quy định: Nhà chung cư là loại hình nhà ở có từ 2 tầng trở lên, bên trong gồm nhiều căn hộ được xây dựng riêng biệt. Ngoài ra còn có nhiều phần diện tích và cơ sở hạ tầng được dùng chung cho các hộ gia đình hoặc cá nhân. 

Nhà chung cư bao gồm 2 loại hình khác nhau: 

• Loại hình thứ nhất là nhà chung cư được xây dựng với mục đích để ở, không áp dụng cho bất kỳ hoạt động kinh doanh nào khác.
• Loại hình thứ hai là nhà chung cư được xây dựng với mục đích hỗn hợp, vừa dùng để ở, vừa có thể áp dụng cho các mục đích khác như làm văn phòng hay kinh doanh.

Theo quy định pháp luật, các doanh nghiệp hiện nay không được sử dụng nhà chung cư với mục đích để ở cho bất kỳ hình thức kinh doanh nào. Điều này nhằm tránh ảnh hưởng đến sự an toàn và lợi ích của các cư dân sinh sống tại đó. Trường hợp doanh nghiệp sử dụng nhà chung cư để đăng ký địa chỉ trụ sở, doanh nghiệp cần đính kèm đầy đủ các giấy tờ chứng minh đây là loại hình chung cư với mục đích sử dụng hỗn hợp trong hồ sơ đăng ký thành lập. 

2.3 Trụ sở chính phải đáp ứng điều kiện kinh doanh

Đối với các ngành nghề kinh doanh có điều kiện, ngoài giấy phép đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp cũng cần đăng ký giấy phép để hoạt động một cách hợp pháp. Cùng với đó, địa chỉ trụ sở doanh nghiệp cũng cần đáp ứng đủ các điều kiện theo quy định để được cấp giấy phép hoạt động. 

3. Phân biệt trụ sở chính và địa điểm kinh doanh

Trụ sở chính và địa điểm kinh doanh là hai khái niệm quan trọng trong hoạt động kinh doanh của mỗi doanh nghiệp. Song vẫn có không ít người nhầm lẫn hai khái niệm này là một. Trước khi đi vào so sánh, hãy cùng tìm hiểu địa điểm kinh doanh là gì?

Địa điểm kinh doanh là nơi doanh nghiệp thực hiện các hoạt động kinh doanh cụ thể như: trao đổi, mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ,… nhằm tạo ra doanh thu. Thực tế hiện nay, các doanh nghiệp thường lập nhiều địa điểm kinh doanh nhằm tăng độ phủ thương hiệu, dễ dàng tiếp cận đến các đối tác và cải thiện dịch vụ chăm sóc khách hàng. 

Dựa theo quy định của pháp luật hiện hành, trụ sở công ty và địa điểm kinh doanh là 2 khái niệm khác nhau, được thể hiện qua các đặc điểm sau đây: 

3.1 Địa điểm kinh doanh có thể không phải là trụ sở chính

Theo quy định, mỗi doanh nghiệp chỉ được phép đăng ký một trụ sở chính *. Trong khi đó, không có quy định hạn chế về số lượng địa điểm kinh doanh của một doanh nghiệp. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể thành lập địa điểm kinh doanh tại một địa chỉ khác với nơi đặt trụ sở chính hoặc đặt chi nhánh. 

Trong vòng 10 ngày kể từ khi có quyết định thành lập địa điểm kinh doanh, doanh nghiệp phải làm thủ tục thông báo đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi lập địa điểm kinh doanh. 

3.2 Địa điểm kinh doanh phụ thuộc vào trụ sở chính

Nơi đăng ký địa điểm kinh doanh phải căn cứ vào nơi đặt trụ sở chính của doanh nghiệp. Cụ thể, doanh nghiệp không được phép thành lập địa điểm kinh doanh nằm ngoài phạm vi cấp tỉnh/thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Ngoài ra, địa điểm kinh doanh không được cấp mã số thuế riêng, phải tiến hành hạch toán phụ thuộc vào doanh nghiệp dưới hình thức kê khai tập trung. 

3.3 Địa điểm kinh doanh phải thực hiện hoạt động kinh doanh

Trụ sở chính của doanh nghiệp không bắt buộc là nơi diễn ra các hoạt động kinh doanh. Thay vào đó, nó đóng vai trò chính là địa chỉ liên lạc giữa doanh nghiệp với khách hàng, đối tác hoặc các cơ quan có thẩm quyền. Ngược lại, địa điểm kinh doanh lại bắt buộc phải thực hiện các hoạt động kinh doanh cụ thể đối với ngành nghề mà doanh nghiệp đã đăng ký.

4. Những câu hỏi thường gặp về địa chỉ trụ sở công ty

Dưới đây, Kinhnghiemdulich.vn tổng hợp đến bạn một vài câu hỏi thường gặp về trụ sở chính doanh nghiệp cùng lời giải đáp cụ thể cho từng câu hỏi. 

4.1 Một địa chỉ có thể đăng ký nhiều trụ sở hay không?

Tại Việt Nam, không có quy định nào cấm việc nhiều doanh nghiệp cùng đặt trụ sở chính tại một địa chỉ xác định. Nói cách khác, một địa chỉ đáp ứng điều kiện theo quy định có thể được sử dụng để đăng ký trụ sở cho nhiều doanh nghiệp khác nhau. 

Thực tế cho thấy, hiện nay có rất nhiều tòa nhà, khu chung cư được xây dựng với mục đích cho thuê văn phòng và đặt trụ sở công ty. Do vậy, để tránh việc nhầm lẫn với các đơn vị khác, doanh nghiệp nên bổ sung thông tin chi tiết gồm số tầng hoặc tên tòa nhà vào địa chỉ trụ sở. 

Ví dụ: Tầng 10, Tòa nhà Viettel Complex Tower, 285 Cách Mạng Tháng 8, Phường 12, Quận 10, TP.HCM.

4.2 Một doanh nghiệp được đăng ký bao nhiêu địa chỉ trụ sở?

Căn cứ theo quy định tại các điều khoản của Luật Doanh nghiệp 2020 và các văn bản hướng dẫn thi hành: Một doanh nghiệp có thể đăng ký thành lập nhiều địa điểm kinh doanh, chi nhánh và văn phòng đại diện. Tuy nhiên chỉ được phép đăng ký một trụ sở chính. Điều này nhằm tăng tính rõ ràng và minh bạch trong quản lý, giúp các cơ quan nhà nước dễ dàng theo dõi và giám sát hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. 

Trong trường hợp doanh nghiệp có nhu cầu thay đổi địa chỉ trụ sở, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh theo đúng quy định.

4.3 Địa chỉ trụ sở có bắt buộc treo biển hay không?

Ngoài những quy định liên quan đến việc đăng ký trụ sở doanh nghiệp, chủ doanh nghiệp cũng cần nắm rõ quy định về việc treo biển tại trụ sở. Căn cứ theo Khoản 4 Điều 37 Luật Doanh nghiệp 2020: Tên công ty phải được gắn tại trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh, đồng thời phải được in hoặc viết trên các hồ sơ tài liệu, giấy tờ giao dịch, ấn phẩm mà doanh nghiệp phát hành. 

Điều 34 Luật Quảng cáo 2012 có quy định, biển hiệu công ty cần bao gồm các nội dung: 

• Tên cơ quan chủ quản trực tiếp (nếu có);
• Tên cơ sở sản xuất, kinh doanh đúng như thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh;
• Địa chỉ, số điện thoại.

Theo quy định tại Nghị định 50/2016/NĐ-CP, với trường hợp không treo biển công ty tại trụ sở chính, doanh nghiệp sẽ bị xử phạt hành chính với mức phạt từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng.

Như vậy, Kinhnghiemdulich.vn đã vừa giúp bạn tìm hiểu trụ sở chính là gì cũng như những quy định liên quan đến việc đăng ký địa chỉ trụ sở. Bên cạnh đó, việc nắm rõ sự khác nhau giữa trụ sở doanh nghiệp và địa điểm kinh doanh sẽ là cần thiết, đảm bảo doanh nghiệp tuân thủ các quy định pháp lý và hoạt động hiệu quả. 

Tìm hiểu thêm trụ sở chính các tập đoàn/công ty công nghệ nổi tiếng: